书名：远程办公全攻略：即时沟通+在线协作+协同管理+移动办公方案pdf/doc/txt格式电子书下载

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作者：麓山文化著

出版社：人民邮电出版社

出版时间：2020-05-01

书籍编号：30611912

ISBN：9787115537546

正文语种：中文

字数：81461

版次：1

所属分类：计算机-办公软件

版权信息

书名：远程办公全攻略：即时沟通+在线协作+协同管理+移动办公方案

作者：麓山文化

出版社：人民邮电出版社

出版时间：2020-05-01

ISBN：9787115537546

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内容提要

在迅速发展的商业环境下，企业的办公环境也日新月异，团队成员可能需要跨越地区和时间进行工作，由此也诞生了一种新的工作模式，即远程办公。目前，市面上推出了多种远程办公工具，单一的协作工具仅能满足用户的部分需求，而企业需要的是一套集成式的远程办公解决方案。

本书主要介绍了目前市场上主流的讨论沟通、在线文档、任务管理、文件传输类工具，如钉钉、飞书、石墨文档、坚果云等，并且分析了如何针对自身的需求来搭配出合适的远程办公方案。因此，特别适合需要开展远程办公的企业和单位使用。通过对这些远程办公工具的搭配组合，管理者、商务人士以及其他办公人员能够摆脱时间和空间的束缚，全面实现远程办公。

前言

远程办公是一种全新的办公模式，它可以让办公人员不受时间和地点的限制进行工作。但是大多数工具仅能解决员工远程工作的部分需求，而企业需要的是一套安全、可靠、可扩展且经济高效的远程办公方案，这套方案不仅能满足员工灵活办公的需求，提高企业生产力；同时也可以为公司带来额外的营业收入，一举两得。本书就是帮助有相关需求的读者对各远程办公工具有一个大致的了解，并学会如何分析自己的工作需求搭配出适合自己的远程办公方案。

主要内容

全书共8章，主要从不同类型的远程办公工具出发，介绍了如何利用各种工具让企业实现高效远程办公，具体内容如下。

第1章：介绍了远程办公的特点以及选择远程办公工具时的几个原则，旨在引领读者正确看待远程办公，并学会分析自己的远程办公需求。

第2章：介绍了以钉钉、飞书、企业微信为主的三大综合性团队工具。综合性团队工具功能齐全，可以一站式解决远程办公问题。

第3章：介绍了腾讯会议、Zoom、TalkLine这三种主流的远程讨论沟通工具，这类工具能帮助企业实现多种形式的远程会议，包括视频会议、语音会议等。

第4章：通过对石墨文档、腾讯文档、WPS Office这三个在线文档类工具的介绍，讲解了如何实现团队的远程协作。

第5章：以Teambition和滴答清单为例，介绍了如何使用这些管理工具将工作信息都转移到线上，实现高效的远程办公。

第6章：介绍了奶牛快传、百度网盘、坚果云这三个传输方式完全不同的传输工具，可根据不同的远程办公情况进行选用。

第7章：介绍了一些远程设计与服务类的工具，包括不需要安装Photoshop就能进行平面设计的稿定设计、不需要安装AutoCAD就能进行室内设计的酷家乐，以及一些可以对计算机和手机进行远程控制的软件。

第8章：以不同行业和规模的企业为例，介绍了在实现远程办公时所采用的方案，供读者学习参考。

读者对象

本书适合想要通过即时沟通、文档在线协作、网络会议及文件共享来实现远程办公的企业管理人员、团队负责人及员工阅读，同时也适合设计师、新零售从业员、程序员等可通过线上完成工作的办公人员阅读。

编者

2020年3月

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第1章 合理搭配远程办公系统

随着“互联网+”时代的到来，工作正变得多变且多样化，传统的工作方式已很难适应人们的办公需求。人们的办公习惯正在向移动化和灵活化转变，即跨地点、跨时区、跨设备的灵活办公。试想如果有一份工作对员工来说不需要承受上下班的通勤压力，不需要坐在办公桌前处理堆积如山的办公文件；对于管理人员来说不需要支付昂贵的办公室租金，不需要通过冗长的会议就能掌握公司全盘的工作进度，那么这样的工作大家愿意了解并尝试一下吗？这并不是白日做梦，而是一种新的办公方式——远程办公。

1.1 明确自己的远程办公需求

远程办公是一种新的办公方式，具有不受办公时间和空间限制的特点，且聚合了即时沟通、企业社交、文档协作、客户关系管理、人力资源管理、任务管理等多种传统办公的能力，能够帮助企业更加轻松、高效地实现内部人员和合作伙伴间的连接，以及与企业相关的各种办公业务之间的连接。

但需要说明的是，远程办公并不适合所有的工作，无论是基层的工作人员还是高层的管理人员，都应该客观合理地看待远程办公，要结合实际情况去分析自己的办公需求。通常一个企业的工作划分包括以下4个组成部分。

• 职业工作：通俗地讲就是“什么样的人做什么样的事”，比如司机开车、厨师烧菜、设计师画图、程序员编程写代码等，如图1-1所示，职业工作彼此之间具有显著差别。

图1-1

• 管理工作：即工作任务的布置分配、成效考核、人员安排等一些管理上的工作，如图1-2所示。不同职业之间的管理工作虽然存在差异，但不像职业工作那样有很大差别，存在部分相同的环节。

图1-2

• 流程工作：基本上是一些管理流程上的工作，如考勤统计、审批、报销等，如图1-3所示。不同公司之间的流程工作可能差别非常大，但对个体而言并无太大区别。

图1-3

• 辅助工作：辅助工作是企业文化的一种体现，包括组织团队建设活动、加强同事之间日常的互动、做好新员工的入职培训与营造团队归属感等，如图1-4所示。相比于前面的工作组成部分，辅助工作彼此之间的差异极其微小。

图1-4

提示

如果一个公司没有辅助工作，那前面的几个工作组成部分也会大打折扣，因此辅助工作也是近年来公司管理层非常看重的一个环节。

分析了工作的组成，就可以大致判断一下哪些工作适合远程办公了。一些工作场所固定在线下的职业，如司机、厨师、车间工人等，显然就不能进行远程办公，而设计师、程序员这类几乎全程在线上的职业就可以采用远程办公方式。如果公司的主要工作在于管理调度，比如部分跨境电商公司、民宿管理公司，订单的接收与发放都是在线上完成的，就可以远程办公，而自产自销型的电商和主营线下服务的公司就很难。除了上述的分析，还可以通过下面的几个具体问题来判断企业是否适合进行远程办公。

1.1.1 是否需要即时沟通

对于远程办公而言，即时沟通的实现并不存在问题。现如今许多的沟通早已发生在线上，几乎每个人都有微信或QQ，许多公司还专门推出了供内部人员使用的工作沟通软件，如百度的百度Hi、华为的eSpace。除此之外，还有钉钉、飞书等众多软件可以选择，这些软件已经比较成熟，既能线上聊天，也支持语音和视频通话，如图1-5所示。

图1-5

因此，对于考虑远程办公的公司来说，即时沟通并不存在问题。唯一要考虑的就是公司平时的沟通方式，像一些传统的企事业单位，很多工作沟通都是以面对面的谈话为主，和线上沟通有很大区别，这就需要一个学习和适应的过程，如图1-6所示。

图1-6

1.1.2 是否需要会议讨论

开会讨论对于很多工作来说是必不可少的一个部分。与即时沟通有所不同，开会讨论要更为复杂一些，从人数上来说，可以是几个人的小范围讨论，也可以是上千人的总结和培训；从设备上来说，有时要用到投影仪来展示PPT，有时又只需要一块白板来写写画画，如图1-7所示。因此，不同的公司对于开会的需求是不一样的，在考虑远程办公时要根据自身的实际情况进行考虑。

图1-7

如果远程工作时开会的频率比较高，且需要用到白板或PPT，那么可以考虑腾讯会议、Zoom、TalkLine等专门的远程会议软件，它们提供了开会用到的相关工具，如远程桌面、在线白板等，如图1-8所示。如果是一些长周期的工作，如室内设计、建筑设计，方案确定后基本就是按部就班的画图跟进，很少会出现“边做边改边开会”的情况，那么就不太需要远程会议讨论。

图1-8

1.1.3 是否需要文档协作

文档协作是所有团队工作中的高频场景，比如集体签字就是一个典型的文档协作，由发起人起草文件，然后将该文件传至其余合作人员，确认无误后大家在同一份文件上签字，一次文档协作就完成了，如图1-9所示。

图1-9

但集体签字这样的传统协作方式已经无法适应当下的协作需求，尤其是一些统计类的工作。假如公司有数千名员工，现在要收集统计过年期间所有人的去向信息，那通常的流程是统计人员先通知各部门管理者；然后各部门管理者再转发到各自的工作群中，要求大家汇报，初步统计后反馈到统计人员那里；后者将各部门的数据进行复制粘贴做最后的汇总，如图1-10所示。过程中如果发现有问题，还得打回重填。整个过程包含了无数次的发送接收、上传下载，不仅繁杂低效，还易出错，各级统计人苦不堪言。

图1-10

采用远程办公的文档协作方案后，只需管理人员在文档协作软件上编写一个模板，然后设置好文档的编写权限，再分享到工作群中，这样所有员工只需要打开该分享链接就能自行填写信息，如图1-11所示。这个过程无疑更为简洁高效。因此，对于一些统计类的工作来说，文档协作不仅适用于远程办公，也非常适合于日常的统计管理。目前能满足此类要求的文档协作软件有石墨文档、腾讯文档、WPS Office等。

图1-11

1.1.4 是否有大文件传输

对许多公司来说，文件传输是一项非常常见的事情。得益于公司的局域网架构，文件的传输速度可以达到数十MB/s，如图1-12所示。而如果通过内部共享文件夹，建立资源库或工作文件夹，甚至都不需要进行传输。

图1-12

换成远程办公之后，所有人都分散在各地，工作文件只能通过互联网来进行传输，那么彼此之间不同的网络差异将导致非常不好的工作体验。像一些设计、影视类的公司，工作文件往往有数GB大小，平时通过局域网传输可能就几分钟的事情，几乎不会对工作产生影响，但通过互联网传输时速度可能只有几KB/s，如图1-13所示，传完要花上一整天，严重影响工作体验。

图1-13

如果平时工作时不怎么需要传输文件，或者只需要传输一些小的文件，那么远程办公时不会有太多阻碍，通过QQ或者文档协作就能解决问题。相反，如果平时有大量的文件需要传输，那么在远程办公前一定要考虑好文件的传输方法，如使用百度云、坚果云、奶牛传输等。

1.1.5 是否需要远程审核

审核是一个典型的流程工作，只要公司的组织架构开始出现层级，就自然会有相应的审核工作。不同公司内部的流程也不尽相同，但基本都是低层级的员工向高层级的管理者递交相关的申请，然后管理者批阅后决定是否通过。在线下办公中这个过程会颇为正式，一般会递交专门的纸质文件，如报销申请、调休申请、用车申请等，如图1-14所示。

图1-14

如果要在远程办公中实现这一套流程，建议选择钉钉、企业微信、飞书等综合性的软件，这些软件内部提供了一系列的企业标准架构和管理流程，能够满足大多数的审核工作需求。而且针对传统办公模式中审批过程缓慢的痛点，这些软件将请假出差、财务报销等通用流程移动化，待办事项可在移动终端

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