书名：写给大家看的PPT设计书（第2版）pdf/doc/txt格式电子书下载

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作者：（美）罗宾·威廉姆斯（RobinWilliams）,谢婷婷译

出版社：人民邮电出版社

出版时间：2019-12-01

书籍编号：30595999

ISBN：9787115518903

正文语种：中文

字数：75415

版次：2

所属分类：计算机-办公软件

版权信息

书名：写给大家看的PPT设计书（第2版）

作者：(美)罗宾·威廉姆斯（Robin Williams）

译者：谢婷婷

出版社：人民邮电出版社

出版日期：2019-12-01

ISBN：9787115518903

版权所有 · 侵权必究

致每一位买过《写给大家看的设计书》的读者，尤其是写信告诉我自己多么喜爱它的读者。谨以本书致以最诚挚的谢意。

前言

在过去的30年里，我做过数百场演示，也观看过数百场他人的演示，因此对有效演示已有所了解。

我并非总使用PowerPoint和Keynote。我使用计算机，或直接利用我所教的应用软件来演示。我也曾多次不借助计算机进行演示（有时因为技术故障）。目前大多数人使用PowerPoint或Keynote，所以本书主要讲解如何使用这两款流行的软件制作电子演示文稿。

若想创作出优质的电子演示文稿，必须知晓并接受以下三件事。

优秀的演示文稿需要花费大量时间。没有捷径可走。当然，你完全可以在短时间内制作出一份差强人意的电子演示文稿。但若想创作出优质或无可挑剔的演示文稿，就必须花时间去构思良好的结构，选用优质的图片，使文稿前后一致且清晰明确。这些工作所需的时间比你想象的多得多。

必须了解所用的软件。只有了解软件的用法，才能创作出优质的演示文稿。研读使用手册和帮助文件，参加培训课程，这些都有帮助。PowerPoint有很多默认设置，会自动进行一些格式处理，如果你希望自己掌控幻灯片（你当然希望这样做），就必须学习如何规避类似的自动化特性，从而获得掌控权。

如今的观众要求更高。拙劣的设计和演示再也不能蒙混过关——每一位观众的视觉审美能力都大幅提升，所有人都希望得到更好的体验。观众希望看到生动的内容、有视觉冲击力的幻灯片，以及精神充沛的个人展示。你必须顺应这个形势。

我猜测，如果你正在阅读本书，你肯定有兴趣学习如何设计兼具美感和专业感的幻灯片。让我们开始学习吧！

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你即将做一场精彩的演示

演讲者的可信度不仅仅取决于他能否给出强有力的论点，更取决于他能否给观众留下好的印象。古希腊和古罗马时期提倡这种观点，该观点在欧洲文艺复兴时期重获新生。直到今天，这也是显而易见的事实。

如今，你很少能够自顾自地在台上演示。在听你叙述的过程中，人们往往同时还在刷 Twitter，看朋友圈，发短信，或忙着与全世界的朋友聊天。如果你在台上讲的故事或做的演示单薄无趣，整个世界瞬间都会知道。蒙混过关的那些日子一去不复返了。直面挑战吧。

也许你在现实生活中是无趣得让人直打瞌睡的人。但在台上，你是明星，是娱乐人物，是教育家。请保持微笑，做最好的自己……不然请离开舞台。

——J.H. Lehr, “Let there be Stoning”,
Ground Water

第一部分　设计前的准备

⁴1英寸=2.54厘米，1皮卡=1/6英寸≈0.42厘米，1英尺=12英寸=30.48厘米。——译者注

第 1 章　找准切入点

虽然本书的侧重点是如何设计演示文稿，但请谨记：你展示的不仅是计算机文件，更重要的是你自己。在这个任务中，你要借助幻灯片来进行某个讨论，而计算机文件只发挥辅助作用。

当然，你可以做一个单独的展示分享到网上，本书所讲的设计原则同样适用。除非你把在现场演示时可能说的内容统统写在正文或备注中。

本书的重点是设计电子演示文稿，使之衬托你的风采，放大你的声音，从而说服或启发你的观众。你在设计时用到的所有图片、动画、音频和视频，都将一同等待你发号施令。你才是主角。

对于要分享到网上而非现场演示的文稿，我在书中也会给出一些建议。或许，你既要现场演示，又要在网上分享。需要做的事情太多了！

1.1　何谓演示

与学术演讲和个人演讲相反，演示的本质是展示一种商品或阐释一种观点。做演示时，你是师者，负责向观众展示某个产品或解释某个想法。演示暗指使用视觉辅助工具进行展示。

有人对此感到不解，他们会辩驳道：“林肯发表葛底斯堡演说时可没用 PowerPoint！”葛底斯堡演说当然不算演示，而是两分钟个人演讲。演讲是正式的演说与论述，没有人期待演讲者从包里掏出笔记本电脑。演讲既可以持续五分钟，也可以持续数小时。但无论持续多长时间，演讲都不是演示。

学术演讲具有教育性质，而且通常时间长，气氛严肃，学术性强。在做学术性演讲时玩笑对待是绝对不被允许的！有时，演讲者会用到电子演示文稿等视觉辅助工具。在这种情况下，演讲便成了演示。

请谨记，如果要做演示（而不是个人或学术演讲），肯定会用到视觉辅助工具。它们的作用是帮助你增强演示效果，而不是代替你完成任务。

1.2　必须数字化吗

在被要求做个人演示时，虽然很多人首先想到的就是苹果公司的Keynote 或微软公司的PowerPoint，但是并非所有信息都适合通过数字化工具进行展示。请仔细考虑是否有其他方法，从而为所要传达的信息找到最佳展示途径。

当然，选择何种方法取决于观众规模、场所大小（会议室、大厅、大会现场或教室）、时间安排、预计向这些观众做演示的次数、是否允许讨论、受众年龄、想传达的信息，等等。必须为每一次演示的受众量身定制适合他们的演示方案。

如果观众人数很少，可以考虑使用挂图、黑板或白板，并辅以精心制作的纸质资料。巧妙地使用这些工具，会让观众感到兴奋，因为他们不再需要耐着性子观看幻灯片。

当然，配备合适软件和连通性的电子白板和黑板，可以实现演示设备与观众的电子设备间的信息交互，从而营造互动氛围。

对任一群体，即使是大群体，都可以分发表述清晰且包含有效信息的纸质资料，而不使用幻灯片。通过分发纸质资料，参与者有地方写下想法，也有了可以带回家的收获。如果演示场所是大礼堂，也可能有部分观众看不到演示，或者投影系统设置欠佳，位置靠后的人们根本看不到幻灯片上的内容。当投影设备无法很好地呈现要讨论的图表和数据时，纸质资料就派上大用场了（当然，它也是视觉辅助工具）。

如果演示的主题是某一本书（或其他可以拿在手里的物品），也许保证人手一册即可。演示时，提示观众翻到某一页或阅读某一段。

许多演示都可以变成互动活动。或许，你的PowerPoint演示文稿本身就是互动式的，那么，索性不用PowerPoint，如何呢？你可能只需要额外制作一份纸质资料，或准备一个现场互动环节。

或许，你真正想做的是舞台剧表演，但你觉得有必要使用PowerPoint，因为这样做符合人们的预期。那么，不妨为观众制造一丝新鲜感。

能否邀请观众参与到视觉化教学呢？切忌强行邀请不情愿参与的观众。不过，有一部分观众愿意举着牌子或画报，他们既可以像绕着太阳转的行星那样在你的周围，也可以模仿伟大的存在之链 1，或者彼此互相大喊。有许多低调婉转的方法能让观众（甚至是内向的观众）参与到演示中，这比无聊的电子演示文稿更利于活跃气氛。

1在宗教盛行的中世纪，伟大的存在之链（Great Chain of Being）是描绘世间万物的一种层级结构。——译者注

请谨记，无论电子演示文稿准备得多么出色，你都可能因为技术故障而必须采用其他演示方法。为了万无一失，针对同一信息准备多种呈现方法总没错。

个人经验

InsightCruises（加拿大某关于旅行的网站）曾举办过名为“海上读莎士比亚”的一系列游轮行活动。在第二届“海上读莎士比亚”期间，我要在10 天之内向同一批观众（50人）做8场演示。如何避免让这些观众感到无趣呢？可以想象，如果我8场演示都只用幻灯片，那会多无聊。

1. 第一场讲“为何读莎士比亚”。我了解到，在上一届航行活动中，几乎所有的观众都认为话剧是用来看的，从来不是用来读的。显然，只有戏剧演员才懂得如何品读莎士比亚的作品！所以这次航行期间，我准备了一场电子演示文稿，直接介绍剧本品读的悠久历史，尤其提到了美国，以及为何应该朗读剧本，而且最好能和他人聚在一起品读。此外，我还准备了一份纸质资料。其上列有演示提纲，并留有空白，供观众记笔记。

2. 第二场讲“四体液说”2。体液在人体中自然生成，贯穿于人体，并且影响着我们的大脑。这次演讲借助一个电子演示文稿，来说明“四体液说”在莎士比亚作品中的重要性。中场休息时，我邀请观众在纸上完成一项轻松的性格测验，看看他们倾向于哪种气质。这样一来，在我随后介绍莎士比亚戏剧中各人物角色的气质时，观众便知道自己与哪位人物最接近。至于演示结束回家后，观众如何在必要时调整自己的气质，我在纸质资料中进行了详细地解释。

2莎士比亚作品中有“四体液说”的文本痕迹。四种体液（humour）分别是血液、黏液、黄胆汁和黑胆汁。四体液说认为，它们分别对应四种性格：乐观、冷静、暴躁和忧郁。直到 17世纪末，humour才有了它的现代含义，即幽默。——译者注

3. 那一年参加完活动后，大多数观众打算去观看话剧《皆大欢喜》。因为这一剧本很少被搬上舞台，所以知道其情节发展的人不多，能参透剧本的人则凤毛麟角。我并没有为话剧准备电子演示文稿或演讲词，而是改编和浓缩了剧本，偶尔加入了我自己对台词的理解，以使意思明确。我为每一位观众都准备了一份剧本打印稿，并将道具和简单的装饰品（胡须、帽子、围巾、戒指等）带到了现场，还邀请志愿者在前面朗读剧本。此外，我加入一些解说词来说明情节，突出主题，还提醒观众留意剧中角色的来回变化。故事到高潮时，还有人吹响了卡祖笛。这场演示帮助观众做好了观看《皆大欢喜》的准备，他们纷纷感谢我所做的巧妙安排。这些效果都是在完全没用电子演示文稿的情况下达到的。

4. 在第四场中，我引导观众围绕“莎士比亚作品的原作者”进行了讨论。我们浏览并探讨了为何对莎士比亚代笔的质疑是合理的（并非因为莎士比亚未受过良好的教育或出身低微）。我准备了两页纸质资料，列出了一些事实与存在的问题，并留下供记录的空白区。第四场也没有用电子演示文稿。

5. 第五场的主题是“死亡——未知的国度”3。为此，我大量搜集了莎士比亚作品中提及死亡的台词，并为每一位观众都制作了一个小册子。我和观众内外排成两个圆圈坐下，并向他们解释了莎士比亚那个年代的死亡观，以及“死得其所”的重要性。随后，大家一起朗读并讨论这些台词。这一场仍然没用任何电子演示文稿。

3在哈姆雷特关于生死的经典独白中，死亡被比作未知的国度。——译者注

6. 第六场探讨《麦克白》。我知道观众已经熟悉剧情并且知道大致的情节了，因此，我制作了一份电子演示文稿作为指导（第5章将展示部分该演示文稿）。但纸质资料更为重要，讲义上印有台词，记录了我将要讨论的诸多细节。涉及的内容量太大，不适合通过屏幕展示，观众也未必看得清楚。使用纸质资料还有一个好处：观众回到家中后可以继续研读台词。

7+8. 那年同样引起观众观看兴趣的戏剧还有《无事生非》。经过前六场的演示，观众已经能积极地参与剧本朗读。因此，我准备了《无事生非》的剧本，并和观众一起朗读。一些观众选择默读，另一些则非常乐意与我们一起朗读。这两场均持续了两小时，在朗读剧本的过程中，我们还对意思模糊之处进行了探讨和评论。观众并没有望而却步，我也并没有使用电子演示文稿。

通过分享以上的个人经验，我想举例说明，除了电子演示文稿之外还有多种演示途径。幻灯片有时的确是绝佳的工具，但请务必考虑其他替代方式。关键在于明确地传达信息。

1.3　当软件是最佳选择时

在权衡所有方式后，你通常会意识到，数字化、多媒体演示的确是最有效的信息传达方式。那么，是时候思考如何运用图片、视频和声音来增强演示效果了。在阅读本书和整理想法的过程中，请时刻谨记：你才是主角，电子演示文稿只是你的助手而已；要懂得善用这个助手，不要让它越俎代庖，也不要让它成为演示的必要条件。

1.4　幻灯片尺寸的选择

在开始设计幻灯片之前，需要弄清楚投影屏幕的尺寸：是会议室常见的那种接近方形的标准屏幕，还是某些公司有的那种宽的显示屏？对于最终要放在网上的幻灯片，要弄清楚最佳的宽高比应是多少。

弄清楚投影屏幕的尺寸至关重要，因为这将决定是选择标准屏格式（接近方形）还是宽屏格式。一旦开始设计幻灯片，就很难再改变尺寸——若非得改变，只能重新设计每一页。

幻灯片的尺寸决定了内容量，以及文字和图片的位置等。将已设计好的幻灯片从一种尺寸换到另一种并不容易。如果中途修改尺寸，只有重新设计每一页，

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