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商务文书写作pdf/doc/txt格式电子书下载

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书名:商务文书写作pdf/doc/txt格式电子书下载

推荐语:

作者:姬瑞环编

出版社:中国人民大学出版社

出版时间:2018-02-27

书籍编号:30485291

ISBN:9787300248875

正文语种:中文

字数:277837

版次:

所属分类:教材教辅-中职/高职

全书内容:

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前言


随着我国市场经济的高速发展,现代商业形态的发展不断加快,各行业对商务文书的写作要求也越来越高。在这一变化的影响下,很多院校在电子商务专业开设商务文书类(含“商务软文写作”)课程,以在电商领域培养符合时代要求的新型电子商务人才。鉴于此,编者依据《中等职业学校电子商务专业教学标准》要求,根据中职院校实际教学情况,编写了本教材。


本教材具有以下特点:


第一,具有前瞻性和现代性。本教材立足于我国现代商业形态,借鉴了国际领先水平的商务写作工作经验,从我国现实情况出发,对商务文书写作工作从理论到操作的方方面面内容做了系统的介绍,论述详尽,阐发深入,紧跟时代发展的步伐。


第二,具有系统性。系统性是指这套教材是一个系统工程,是由办事、办文、办会等系列子系统组成的相互关联、衔接有序的动态系统。


第三,具有标准性和实用性。学习这套教材,不仅有助于做好商务文书工作,也有助于考取我国“秘书职业资格证书”。我国实行“学历文凭+资格证书”并重的用人制度,世界各国之间也将开展职业资格互认,资格证书将成为国际职业的“通行证”。在这种趋势下,标准化教材就显得非常之重要。实用性体现在本教材以实务为中心,使学生明确在工作中应做什么,怎样才能做好,怎样不断提高工作效率。


第四,具有新颖性。本教材从当前流行商业形态出发,特别是针对在现代商业文宣中经常用到的商务软文,从其定义、形式、写作方法等方面进行了阐述。较全面地介绍了商务软文的写作规法与技巧。


本书以中职学校教学理念与教学方法为指导,以中职学生就业方向——“企业”为教材撰写背景,以商务人员实际工作任务为载体,旨在培养学生职业岗位“办文”实务操作技能,全面提升商务文书写作能力,体现了创新性、实用性、操作性的特点。全书包括认识文书与商务文书、公文写作基础知识、怎样撰写通用文书、怎样撰写商务契约文书、怎样撰写商务函电与商务软文、怎样撰写商务礼仪文书、怎样撰写商务管理与事务文书七章内容。本教材适用于中职院校电子商务专业商务写作课程的教学,也可作为商务人士的业务参考书和培训教材。

第一章 认识文书与商务文书


问题引入


职场上的你,每天除了与人打交道外,接触最多的就是各种各样的公文材料和商务软文。它们是你工作中的好伙伴,维系着企业的运转,为信息社会的发展加油助力。了解这些“职场伙伴”的相关知识,掌握其写作要领,是你做好工作所必需的。


任务导读


本章旨在阐明文书与商务文书的产生条件、分类、特点、功能、格式规范等基本知识。


学习目标


●全面认识文书和商务文书。


●了解文书与商务文书在企业管理实践中不可或缺的重要功能。

第一节  认识文书


案例导入


职场中的你、我、他几乎每天都与文书面对面,或者直接使用文书办理有关事务。


概括而言,文书是机关、企事业单位办事的工具。文书是在人类社会实践活动中形成的,其形成主体既包括各种社会组织,也包括个人;文书是为了某种特定的意图而形成的,具有明显的针对性,而不是随意做出的文字记录;文书具有直接的应用价值,是解决实际问题的有效工具;文书是以书面文字形式并按照特定的格式表达信息的记录。


总之,有人类活动的地方,就一定会有文书的形成和使用;有机关单位的处所,就一定会有公文的产生和使用。


一、文书的家族体系


文书是前述事物的总的称谓。为了深入认识文书,需要将文书划分为不同的类别加以说明。


(一)文书的分类


1.按照文书的形成者不同,划分为私人文书和公务文书


(1)私人文书。私人文书是专门用于私人事务的文书。公民个人、家庭或家族在办理私人事务过程中,凡是为了直接应用,按照约定俗成的格式制作和使用的书面材料,都属于私人文书的范畴。私人文书包括日记、自传、家谱、年谱、著作手稿、私人书信、私人契约、墓志、遗嘱等。其拟制方法和使用要求基本遵循约定俗成的原则,没有法律意义上的规定。


(2)公务文书。公务文书简称公文,是各级各类机关和社会组织在办理公共事务过程中形成和使用的书面材料。例如:发布政令、传达指示、答复意见、部署工作时,就要使用命令、决定、通知、批复等领导指挥类文书;向社会各界公布应当周知或遵守的事项时,要使用公告、通告等公布周知类文书;向上级机关汇报工作、请求指示和批准、询问、商洽、答复有关事项时,要使用报告、请示、公函等报请商洽类文书;等等。


2.按照公文的使用范围,划分为通用公文与专用公文


(1)通用公文。通用公文是指一般机关单位在办理公务过程中普遍使用的文书。


(2)专用公文。专用公文是指在一定的业务范围内由专门的机关或业务部门形成和使用的文书,如外交文书、司法文书、会计文书、计划文书、统计文书、保险文书、税收文书、商务文书等。专用公文在内容、形式、拟制、处理和保管要求等方面,与通用文书相比,具有其自身的特点。


3.根据公文办理时限,划分为特急件、急件


(1)特急件。特急件是指内容特别紧急,要求在最短时间内传递与处理的文件。


(2)急件。急件是指内容紧急,要求迅速传递、处理或在规定的时限内办理完毕的文书。


凡有明确办理时限要求的公文,应按照公文格式规定,在公文眉首右上角和文书封套上标示办理时限,提醒领导及有关部门迅速传递和办理,以免耽误工作。


4.根据公文行文关系,划分为上行文、下行文、平行文


(1)上行文。上行文是指下级机关向所属上级机关报送的公文,如请示、报告等。


(2)下行文。下行文是指上级机关向所属下级机关下达的公文,如决定、通知、通报、批复等。


(3)平行文。平行文是指不相隶属机关之间往来的公文,如公函等。


上行文、下行文和平行文反映了机关之间不同的工作关系。机关对外行文,必须正确区分收文机关与发文机关之间的行文关系,选择不同文种,并注意语言和语气得体。


在文书的大家族中,目前,书面形式仍然是占据主流的形式。不过,随着科学技术的发展进步,非纸张形式的文件材料正在迅速崛起。尤其是在电子商务、电子政务高速发展的趋势下,可以断言,文书的大家族将会有更多的成员闪亮登场,文书制作、管理和使用的现代化大潮正在阔步向我们走来。


(二)现行公文文种


1.法定公文文种


根据2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》第八条规定,我国现行公文文种共有以下15种:


(1)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。


(2)决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。


(3)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。


(4)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。


(5)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。


(6)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。


(7)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。


(8)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,以及批转、转发公文。


(9)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。


(10)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。


(11)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。


(12)批复。适用于答复下级机关请示事项。


(13)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。


(14)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。


(15)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。


上述文种反映了公文所具有的不同性能。正确使用文种,不仅是撰写公文的要求,而且有助于提高公文管理的规范化水平,准确表达发文意图,便于受文机关及时处理,切实发挥公文的作用。


2.其他实用文种


各类社会组织在处理公务过程中,除了应用上述法定公文文种外,还大量使用下列实用文种传达意图、记录活动、沟通情况、发布消息。


(1)总结:是本单位针对以往一段时间的工作进行回顾和概括性评价,归纳出规律性的认识,以指导今后工作的书面文件。总结的实质是人们对人类实践活动规律性的再认识。


(2)计划:是本单位对未来一段时间的工作或即将开展的某项活动所做出的预想性安排的书面文件。计划对机关工作、活动具有直接的指导和规范作用。


(3)简报:是各类社会组织在日常工作中普遍使用的,用于简要汇报工作、交流信息的书面文件。


(4)大事记:是按照时间顺序记录一定时空范围内发生的重大事件、重要情况以供查考的实录性事务文书,是一个单位、一个行业、一个地区、一个政党乃至一个国家各个领域大事要事的简要记载。


(5)会议记录:是领导指定的记录人员在开会过程中同步完成的会议情况的实录性文书,是会议情况的原始凭证。


(6)倡议书:是社会组织或个人向公众或某些组织成员公开提倡和建议开展某项有意义活动的书面文件。


(7)邀请书:是为了邀请别人前往某地聚会或参加某项社交活动而专门拟制的具有礼仪性质的书面文件,又称请柬。


(8)聘请书:是为了聘请某人担任某一职务或承担某项重要工作而向受聘人发出的具有礼仪性质的书面文件,又称聘书。


(9)感谢信:是为了感谢对方的支持、帮助和关心而专门拟制的书面文件。


(10)表扬信:是为了表彰某些集体或个人的先进事迹、思想、风格等优良品质而专门拟制的书面文件。


(11)欢迎辞:多数情况下用于礼仪场合,是领导人为了表达对来访客人或新到成员的欢迎之情所发表的讲话。


(12)欢送辞:也属于领导人在礼仪活动中发表的讲话,但内容与欢迎辞有较大区别。


(13)答谢辞:是代表一定的机关、社会组织或本人在接受欢迎、欢送或表彰、奖励时表达感谢之情的书面文件。


二、文书的基本特点和重要功能


文书是人类社会特有的产物。自从人类进入文明时代以来,文书就在人类社会实践中担当着极其重要的角色。广大公务人员在日常工作中几乎每天都要与文书打交道。要真正使用好文书,必须深刻认识文书的基本特点与重要功能。


(一)文书的基本特点


1.文书具有对实践活动的客观记录性


文书与人类的实践活动密不可分,有人类实践活动,就必然有这种性质的记录。从文书形成的过程来看,文书是伴随人们的社会实践活动产生的,它真实地记录了形成者在特定时间和空间范围内的所思所想、所作所为,并非事后收集和编写而成。就整体意义上而言,文书内容与人类社会实践活动的同步性,决定了文书所记录的内容在本质上的真实性与客观性。这是其他信息载体无法取代的。


2.文书具有突破时空局限的信息传递性


文书作为一种信息载体,首要功能在于传递信息。这是由人们制作文书的目的决定的。可以说,人们制作文书的直接目的是向受文者传递某种信息。这种信息的传递范围,从纵向说,可以超越时间的限制;从横向说,可以跨越空间的限制。文书的价值就在于将其形成主体的意图告知有关组织和个人。离开信息传递过程,文书就失去了自身的价值。


总之,文书的客观记录性和信息传递性,是密不可分的两个方面。记录是传递的条件,传递是记录的目的。没有客观记录性,文书的传递就失去了意义;没有信息传递的价值,文书就失去了记录的必要。因此,文书的客观记录性和信息传递性,既相辅相成,又互为因果,共同构成了文书的基本特点。


(二)文书的重要功能


文书的客观记录性与信息传递性,决定了文书具有下述重要功能。


1.文书的信息传播功能


无论是社会组织还是公民个人,制作文书的目的不是满足自我欣赏的需求,而是将特定的信息传播给特定的受文者。无论这种传播的距离是远是近、传播的范围是大是小,离开传播都会失去制作文书的意义。因此,传播信息是文书的首要功能。


2.文书的原始凭证功能


文书的内容是文书形成主体当时的思想意图和实践活动的历史记录,作为一种信息记录的形式,记录过程是客观的,记录结果是真实的,因此,原始凭证功能是文书区别于和优越于其他信息载体功能的重要体现。这种原始凭证功能,是文书能够转化为档案的决定性因素。


三、公文的特点与功能


(一)公文的特点


公文与其他文书相比,有其鲜明特点,主要表现在下述几方面。


1.公文具有鲜明的政治性


公文是阶级社会的产物。它是以书面形式为特征的政治性书面工具。它是基于国家政治目的的需要而产生和使用的。鲜明的政治性是公文在形成原因和使用目的上的突出特征。


公文不是一种普通文章,撰写公文是一项十分严肃的具有政治性的工作。这是学习公文写作首先要认识到的一个重要问题。


2.公文由法定作者制成和发布


由法定作者制发,是公文在作者上的突出特征。公文的法定作者是相对于文章的自然作者而言的,指的是公文所代表的一定的社会组织,通常用社会组织及其领导人的名义来表明公文作者。公文作者有机关组织的名义和领导人的名义两种形式。用机关领导人名义发布文件是领导人行使职权的一种表现。领导人的职务是经过法定机关任命或依法选举产生的,因此,他们也是法定作者,但领导人对外行文并不是以个人身份行文。


法定作者只有在法定职权范围之内行文,公文才能有效。超越职能权限行文是违法行为,这样的行文不能产生法定效力。


3.公文具有法定的权威性和现行效用


法定权威性和现行效用是公文在作用上的特征。公文法定的权威性,是指公文在特定的时空范围内能对受文者的行为具有强制性影响,如必须贯彻执行、阅读与办理、予以复文等。公文的法定权威性在于公文传达了制发机关的决策与意图,体现了制发机关的意志与权力。


公文的现行效用,是指公文在现实工作中所发挥的现实执行、指导和规范作用。即它总是着眼于现实工作,在现实工作中使用,为推动现实工作服务。一旦现实工作完成,公文用于指导现实工作的现行效用也随之结束。


4.公文具有特定体式和处理程序


公文的特定体式和处理程序是公文在外观形式和处理过程方面的突出特征。


公文体式,即公文的文体和格式。公文采用应用文体,兼有记叙文、议论文、说明文的一般表达特点。为了维护公文的严肃性、权威性、准确性和有效性,国家规定了统一的公文格式,并且发布了国家标准《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)。任何机关都要按照统一的格式制发公文,不得自行其是,标新立异。


公文处理程序,是指机关内部公文运转与处理的一系列程序。公文处理的各个环节之间前后衔接,环环相扣,共同构成公文运转处理的整个流程。科学地组织与安排公文处理程序,有利于保证公文制作过程的合法性和保证公文的正常运转,有利于文书工作的科学化、系统化和标准化,有利于提高公文质量与办文效率。


综上所述,公文是由法定的作者出于特定的政治与公务目的,按照特定体式与一定程序制发的具有法定权威和现行效用的特殊文章形式。这是公文区别于其他文书、图书、档案、资料等文献形式的基本特征。正是这些特征使公文具有了不可替代的社会功能。


(二)公文的功能


1.领导功能


公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具。领导机关将领导意图、政策界限、管理方法、工作部署见诸文字,形成公文,对下级机关的工作具有明显的领导和指导作用。


2.规约功能


公文是各种法规文件的体现形式。法规性文件一经制定发布生效,即由国家权力保证或强制执行,在没有废止之前始终有效。在有效的时间和空间范围内,人人必须遵守,违者要追究法律责任。


3.沟通功能


公文是机关之间协商、联系工作以及协调行动的重要手段。对不同机关,公文这一桥梁可以起到交流思想、沟通情况、接洽工作的知照联系作用。


4.宣传功能


公文是进行宣传教育的极好的教材。很多公文在颁布政策法规、布置工作任务的同时,不仅规定了人们怎么做,而且说明了为什么要这样做,使人们了解领导意图、掌握政策方针、提高思想认识、统一协调行动。


5.凭据功能


公文是各级机关意图的最真实的凭证。一份公文既是制发机关意图的凭证,也是收阅机关贯彻执行、开展工作的依据。可见,公文就是为传达、贯彻意图时作为凭证和依据的需要而出现的。有些公文本身就是为了作为文字凭证而存在的。在现实使命完成之后,公文还要转化为档案保存,继续发挥其应有的作用。


四、公文格式、页面规范与稿本


(一)公文格式规范


公文格式就是公文所特有的一种表现形式。它不仅从外观上能够区分公文与其他文体,也为拟写和处理公文提供了重要规范。


为了保证公文的准确性和完整性,维护其严肃性和权威性,国家有关部门以国家标准的形式对公文格式做了统一规定。在撰写、处理和管理公文的过程中,必须严格遵守公文格式规范。


根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)的规定,参照中国标准出版社2012年7月出版的《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》的解读精神,现将公文格式构成要素及相关要求介绍如下:


公文格式要素总体划分为版头、主体、版记三个部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头部分;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体部分;公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称为版记部分。


1.版头部分


版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线7个要素。


(1)份号。


份号是指根据同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码。公文如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字。实际编号时,推荐采用36位阿拉伯数字,编虚位补齐,即第一份公文可以编为“001”“0001”“00001”“000001”,而不应编为“1”“01”。份号应顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当编制份号,发文机关认为有必要,也可以对不带密级的公文编制份号。编制份号可以准确掌握每一份公文的去向,为分发、清退、查找公文提供依据,便于对公文进行统计和管理,明确交接责任。


(2)密级和保密期限。


密级和保密期限是表明公文涉密程度的标志。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定,公文按涉密程度由高到低分别为“绝密”“机密”“秘密”,采用3号黑体字,顶格标于版心左上角第二行。密级和保密期限之间可用“★”分隔。密级和保密期限的作用在于表明公文内容涉及国家秘密的程度,规定公文的阅读范围及传递、处理要求,以便将密件与平件分开收发和管理,确保秘密公文的安全。


(3)紧急程度。


紧急程度是表明公文送达和办理时限要求的标志。紧急公文应分别标注“特急”或“加急”。其作用在于表明公文传递、处理的时限,引起重视,并为催办公文提供依据,确保紧急公文得以优先处理,避免延误。紧急程度采用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。具体排在第几行,有下面三种情况:


1)如果只有份号,没有密级和保密期限,紧急程度就排在版心左上角第二行。


2)如果有份号、密级和保密期限,紧急程度就排在版心左上角第三行,三个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排。


3)如果既没有份号又没有密级和保密期限,紧急程度就排在版心左上角第一行。


(4)发文机关标志。


发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字构成,如“北京市人民政府文件”;也可以使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排布,无论是下行文、上行文还是平行文,发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离均为35mm,推荐使用小标宋字体,颜色为红色。联合行文时,应将主办机关名称排列在前。如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。


当发文机关标志文字较少时,要适量拉宽字间距;文字较多时,应适量压缩字间距,总体上要小于版心的宽度,以醒目、美观、庄重为原则。其作用在于表明公文的责任者,显示公文的权威性与庄重性。


(5)发文字号。


发文字号是发文机关对一年内所发公文依次编排的文件代号,是公文的身份标志,在发文机关标志下空二行位置居中排布,使用3号仿宋体。发文字号由发文机关代字、发文年份、发文顺序号构成。发文年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全四位数并用六角括号“〔 〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即“1”不编为“01”),在阿拉伯数字后面加“号”字。如“国发〔2014〕30号”,表示是国务院2014年所制发的第30号文件。


编写发文机关代字要力求做到明确、简洁、规范,且不产生歧义和冲突,特别是不能与上级机关、同级机关的代字相互重复。发文机关代字选择最具代表性的文字,指代发文机关。如中共中央的代字为“中”、国务院的代字为“国”、中共北京市委的代字为“京”、北京市人民政府的代字为“京政”等。


上行文的发文字号居左空一字编排,与右侧最后一个签发人姓名处在同一行。


一份公文只编一个发文字号,联合行文时只标注主办机关的发文字号。


发文字号在文件登记、文件查询引用、文件归档管理等环节都有重要作用,为引用和检索文件提供便利,也便于对文件进行统计和管理。


(6)签发人。


签发人是指代表机关核准公文对外发出的领导人姓名,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名使用3号楷体字。


签发人标志只用于上行文。联合发文时,所有联合发文机关的负责人都称为签发人,都需要注明签发人姓名,签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,主办机关的签发人排在第一行第一位。签发人标志旨在表明机关发文的具体责任者,督导各级领导认真履行职责,确保公文内容真实准确,提高公文质量,并为联系查询有关事项提供方便。


(7)版头中的分隔线。


版头中的分隔线是在发文字号之下4mm处所印的一条与版心同宽的红色分隔线。这条红色分隔线是印制空白红色文件纸时所必需的。


2.主体部分


主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素。


(1)标题。


标题由发文机关名称、事由、文种三部分构成,如“国务院关于加强道路交通安全工作的意见”,“国务院”是此文的发文机关,“加强道路交通安全工作”是主题(事由),“意见”是文种,在发文机关与事由之间常用介词“关于”连接,在事由与文种之间用结构助词“的”连接,从而构成以文种为中心词、以发文机关名称和事由为限定成分的偏正词组。


公文标题使用2号小标宋体,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布,回行时要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当,标题排列应当采用上梯形、下梯形或菱形排布。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,标题结尾不加标点符号。


标题的主要作用在于概要揭示公文主要内容与行文目的,引导阅读,因此要求做到准确、概括、简明。


(2)主送机关。


主送机关是指公文的主要受理机关,即对公文负有执行、办理、答复责任的对方机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对于上行文,原则上只能标写一个主送机关,以便公文的办理。属于普发性的下行文,要标注同类型机关统称,如“各省、自治区、直辖市人民政府”“国务院各部委、各直属机构”“各区、县委”“各区、县人民政府”“市委、市政府各委办局”“各总公司”“各人民团体”“各高等院校”等。


主送机关用3号仿宋体字,在标题下空一行,顶格编排,回行仍然顶格。当主送机关过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中,置于抄送机关的上一行,与抄送机关之间不加分隔线。


主送机关的排序一般先写综合领导机关,再写具体职能部门。各单位之间用顿号或逗号分清层次,同类型机关之间用顿号分隔,不同类型机关之间用逗号分隔,最后一个主送机关之后标全角冒号。


除规定性、公布性、计划性公文等受文者不言而喻或普发性公文之外,其他公文都应标明主送机关。


标写主送机关,旨在明确对公文负有法定办理或答复责任的机关,以保证公文效用的实现;同时明确公文的发送范围,使有关机关及时了解公文内容,以便予以协助、配合。


(3)正文。


正文是公文的主体部分,用于阐述公文内容,使受文者具体、明确地掌握文件传递的信息。公文首页必须显示正文,一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格,自然段之间不空行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字。层次序数可以越级使用,如果公文结构层次只有两层,第一层用“一、”,第二层既可以用“(一)”也可以用“1.”。


正文中需要引用其他公文时,按照先引标题、后注明发文字号的方式进行引用,例如:“根据《国务院关于加强食品安全工作的决定》(国发〔2012〕20号)的要求”。


正文中关于阿拉伯数字和汉字数字的用法,应按照国家标准《出版物上数字用法》(GB/T 15835-2011)中的有关要求执行。


正文的内容一般要求做到一文一事。


公文正文的表达形式主要有篇段合一式、分层表达式、条款式三种

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