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作者：张大成编

出版社：中国人民大学出版社

出版时间：2018-05-03

书籍编号：30496126

ISBN：9787300247021

正文语种：中文

字数：454721

版次：2

所属分类：教材教辅-成人教育

版权信息

书名：秘书工作实务（第2版）

作者：张大成

出版社：中国人民大学出版社

出版日期：2018-05-03

ISBN：9787300247021

版权所有 · 侵权必究

作者简介

张大成，首都师范大学高级涉外文秘系原系主任、中国高级公务员培训中心研究员、北京市写作学会副会长。主要讲授“秘书工作实务”“公文写作”“现代礼仪文书写作”“高级文秘写作”“社交礼仪与文化”“办公室管理”“组织会议与活动”等课程。主要著作有：《高级商务秘书实用写作》《现代礼仪文书写作》《现代写作教程》《组织会议与活动》《电脑写作》《申论典范》《行政职业能力测验典范》等。

内容简介

本次修订，吸收秘书实务最新理论与成果，大大增加了工作类、公文类、电子类秘书写作的内容，与时俱进，更新了例文，增加了微信相关内容；大大精简了办公技巧与礼仪的内容。本教材引用国家最新颁布相关规范，诉之以事、告之以法、晓之以理、操之以序、行之有效，主要讲授：素养——行政职业能力，人文心理修养；办文——秘书写作，文书处理；办会——组织会议，组织活动；办公——办公环境、办公事务、办公技巧。教材由唤起主体意识、提高基本素养入手，慎思明辨、言信行果、创新和谐、服务社会，强调理论性、应用性、规范性相结合，可使学生掌握秘书工作实务的知识点和操作技能，从而能够适应新世纪秘书工作和管理工作的需要与发展。

总序

我们正处在教育史尤其是高等教育史上的一个重大的转型期。在全球范围内，包括在我们中华大地，以校园课堂面授为特征的工业化社会的近代学校教育体制，正在向基于校园课堂面授的学校教育与基于信息通信技术的远程教育相互补充、相互整合的现代终身教育体制发展。一次性学校教育的理念已经被持续性终身学习的理念所替代。在高等教育领域，从1088年欧洲创立博洛尼亚（Bologna）大学以来，21世纪以前的各国高等教育基本是沿着精英教育的路线发展的，这也包括自19世纪末创办京师大学堂以来我国高等教育短短一百多年的发展史。然而，自20世纪下半叶起，尤其在迈进21世纪时，以多媒体计算机和互联网为主要标志的电子信息通信技术正在引发教育界的一场深刻的革命。高等教育正在从精英教育走向大众化、普及化教育，学校教育体系正在向终身教育体系和学习型社会转变。在我国，党的十六大明确了全面建设小康社会的目标之一就是构建学习型社会，即要构建由国民教育体系和终身教育体系共同组成的有中国特色的现代教育体系。

教育史上的这次革命性转型决不仅仅是科学技术进步推动的。诚然，以电子信息通信技术为主要代表的现代科学技术的进步，为实现从校园课堂面授向开放远程学习、从近代学校教育体制向现代终身教育体制和学习型社会的转型提供了物质技术基础。但是，教育形态演变的深层次原因在于人类社会经济发展和社会生活变革的需求。恰在这次世纪之交，人类社会开始进入基于知识经济的信息社会。知识创新与传播及应用、人力资源开发与人才培养已经成为各国提高经济实力、综合国力和国际竞争力的关键和基础。而这些是仅仅依靠传统学校校园面授教育体制所无法满足的。此外，国际社会面临的能源、环境与生态危机，气候异常，数字鸿沟与文明冲突，对物种多样性与文化多样性的威胁等多重全球挑战，也只有依靠世界各国进一步深化教育改革与创新，促进人与自然的和谐发展才能得到解决。正因为如此，我国党和政府提出了“科教兴国”“可持续发展”“西部大开发”“缩小数字鸿沟”以及“人与自然和谐发展”的“科学发展观”等基本国策。其中，对教育作为经济建设的重要战略地位和基础性、全局性、前瞻性产业的确认，对高等教育对于知识创新与传播及应用、人力资源开发与人才培养的重大意义的关注，以及对发展现代教育技术、现代远程教育和教育信息化并进而推动国民教育体系现代化，构建终身教育体系和学习型社会的决策更得到了教育界和全社会的共识。

在上述教育转型与变革时期，中国人民大学一直走在我国大学的前列。中国人民大学是一所以人文、社会科学和经济管理为主，兼有信息科学、环境科学等的综合性、研究型大学。长期以来，中国人民大学充分利用自身的教育资源优势，在办好全日制高等教育的同时，一直积极开展远程教育和继续教育。中国人民大学在我国首创函授高等教育。1952年，校长吴玉章和成仿吾创办函授教育的报告得到了刘少奇的批复，并于1953年率先招生授课，为新建的共和国培养了一大批急需的专门人才。在20世纪90年代末，中国人民大学成立了网络教育学院，成为我国首批现代远程教育试点高校之一。经过短短几年的探索和发展，中国人民大学网络教育学院创建的“网上人大”品牌，被远程教育界、媒体和社会誉为网络远程教育的“人大模式”，即“面向在职成人，利用网络学习资源和虚拟学习社区，支持分布式学习和协作学习的现代远程教育模式”。成立于1955年的中国人民大学出版社是新中国成立后最早成立的大学出版社之一，是教育部指定的全国高等学校文科教材出版中心。在过去的几年中，中国人民大学出版社与中国人民大学网络教育学院合作创作、设计、出版了国内第一套极富特色的“新编21世纪远程教育精品教材”。这些凝聚了中国人民大学、北京大学、北京师范大学等北京知名高校学者教授、教育技术专家、软件工程师、教学设计师和编辑们广博才智的精品课程系列教材，以印刷版、光盘版和网络版立体化教材的范式探索构建全新的远程学习优质教育资源，实现先进的教育教学理念与现代信息通信技术的有效结合。这些教材已经被国内其他高校和众多网络教育学院所选用。中国人民大学出版社基于“出教材学术精品，育人文社科英才”理念的努力探索及其初步成果已经得到了我国远程教育界的广泛认同，是值得肯定的。

2005年4月，我被邀请出席《中国远程教育》杂志与中国人民大学出版社联合主办的“远程教育教材的共建共享与一体化设计开发”研讨会并做主旨发言，会后受中国人民大学出版社的委托为“新编21世纪远程教育精品教材”撰写“总序”，这是我的荣幸。近几年来，我一直关注包括中国人民大学网络教育学院在内的我国高校现代远程教育试点工程。这次更有机会全面了解和近距离接触中国人民大学出版社推出的“新编21世纪远程教育精品教材”及其编创人员。我想将我在上述研讨会上发言的主旨做进一步的发挥，并概括为若干原则作为我对包括中国人民大学出版社、中国人民大学网络教育学院在内的我国网络远程教育优质教育资源建设的期待和展望：

●新编21世纪远程教育精品教材的教学内容要更加适应大众化高等教育面对在职成人、定位在应用型人才培养上的需要。

●新编21世纪远程教育精品教材的教学设计要更加适应地域分散、特征多样的远程学生自主学习的需要，培养适应学习型社会的终身学习者。

●在我国网络教学环境渐趋完善之前，印刷教材及其配套教学光盘依然是远程教材的主体，是多种媒体教材的基础和纽带，其教学设计应该给予充分的重视。要在印刷教材的显要部位对课程教学目标和要求做明确、具体、可操作的陈述，要清晰地指导远程学生如何利用多种媒体教材进行自主学习和协作学习。

●应组织相关人员对多种媒体的远程教材进行一体化设计和开发，要注重发挥多种媒体教材各自独特的教学功能，实现优势互补。要特别注重对学生学习活动、教学交互、学习评价及其反馈的设计和实现。

●要将对多种媒体远程教材的创作纳入对整个远程教育课程教学系统的一体化设计和开发中，以便使优质的教材资源在优化的教学系统、平台和环境中，在有效的教学模式、学习策略和学习支助服务的支撑下获得最佳的学习成效。

●要充分发挥现代远程教育工程试点高校各自的学科资源优势，积极探索网络远程教育优质教材资源共建共享的机制和途径。

中华人民共和国教育部远程教育专家顾问

丁兴富

序

我与作者相识多年，曾与他一起应邀参加国务院办公厅秘书局组织的《国家行政公文处理办法》修订工作，以及教育部考试中心组织的中英合作剑桥秘书证书考试指定教材编写工作。20世纪90年代初，他的首部秘书教材——《高级商务秘书实用写作》问世，该书创新、实用，有筚路蓝缕之功。作者担任首都师范大学高级涉外文秘系（现为秘书系——编者注）主任期间，在学科的建立、教材的建设、教师的培养、教研育才等方面，都付出了自己的心血并取得了令人鼓舞的成就。作者长期在第一线从事秘书实务、公文写作、应用文写作、申论等教学培训、考试命题、测评面试、教材编写的实践与研究，其中“应用文写作”被评为优秀课程。

本教材首次将“秘书工作实务基础”纳入体系，强调秘书的写作、口才、心理、行政、诗质等主体意识和根本素质，起点高，有前瞻性；本教材是在大量教学实践的基础上编写的，有助于广大学生与其他读者的把握；本教材的编写有诸如国办秘书局、中办秘书局及其他党政机关、企事业单位和军队等极富实践经验的同人参与，有很强的可操作性；本教材从理论与实际相结合的角度，紧紧贴近我国改革开放的社会现实，由办文、办会、办公展开，全面阐述了秘书工作实务的主要内容，求实、求新，既有知识的传播，更有实操的指导，强调“三办”的技巧。这些都会提高广大读者对秘书工作实务的理性认识与实际操作能力，也有利于读者通过秘书等级考试。

祝作者与人大出版社再出新作。

是为序。

范立荣

修订说明

本书第一版问世至今已近十个年头，得到中国人民大学、首都师范大学等高等院校的应用与赞誉，得到党政军机关的应用与赞誉，得到各类培训机构组织者与受训者的应用与赞誉，得到国家公务员考试、军队转业干部考试辅导的应用与赞誉，得到广大社会读者的应用与赞誉，在此一并致谢！本次修订，运用最新理论与成果，大大增强了工作类、公文类、电子类秘书写作的内容，与时俱进，更新了例文，增加了微信相关内容；大大精减了办公技巧与礼仪的内容。修订工作由本人完成，在此向提供修订帮助的张婷婷、毕飞致谢！

张大成

2018年3月1日

第一编 秘书工作实务基础

第一章 秘书工作实务概述

一、秘书工作实务的定义

（一）秘书的定义

秘书，在我国古代专指皇宫中秘密收藏的图书资料。密藏图书管理者，被称为“秘书监”“秘书令”或“秘书丞”。

现在，秘书，是指通过办文、办会、办公，辅助上级管理综合事务的工作人员。秘书已成为机关的一种职务，如行政秘书、机要秘书……，一等秘书、二等秘书……；也是一种机构（部门）的名称，如秘书局、秘书处……，又是一种社会职业，与律师、会计等其他职业并列。

（二）秘书工作实务的含义

秘书工作实务，指秘书应当和如何完成的工作实际事务及具体任务。它是秘书学与管理学的交叉学科，也是一门理论性、应用性、规范性相结合的课程。

二、秘书工作实务的内容

秘书工作实务的内容主要包括办文、办会、办公。

三、秘书工作实务的特点

（一）事务辅助性

秘书需要参与或直接处理的事务繁多，如召集会议、接待来往人员、值班、记录等，均需做到周密细致；秘书工作实务主要是辅助上级的工作，如协助上级拟制公文、安排会议或进行督办协调等，以提高工作的质量与效率；对上级及各职能部门的活动，提供信息支持与周密服务。

（二）综合全面性

秘书工作实务接触的范围广泛，联系上下左右，贯穿于各项职能活动的全过程中；秘书工作实务内容广泛，涉及政治、经济、科学、文化等各个方面；秘书工作实务活动的范围全面，文件撰制、会议管理、办公事务等均属秘书工作实务范围。

（三）政策保密性

秘书工作实务，为上级领导决策、指挥活动所提供的参谋与咨询性服务，无一不体现出高度的政策性；秘书人员在为上级服务的过程中会接触到许多机密；秘书工作实务中有相当部分属保密性工作，因此，秘书工作实务要特别注意保守秘密。

四、秘书工作实务的要求

（一）求实真切

秘书工作必须坚持实事求是，一切从实际出发，讲求实效。向领导反映情况应真实可靠，符合实际，所提建议与方案应切实可行，协调督查等工作应注重解决实际问题，追求实际效果，不搞形式主义。

（二）准确严谨

秘书工作必须讲求质量，提供优质服务。要准确地贯彻、执行党和国家的方针政策与法律法规以及领导的意图；准确地拟写文件，处理事务，不出差错；向领导提供的信息务求准确核实；向下传达指示务求原原本本、不变异失真，秘书工作的各个环节均应当严谨周密，不留任何疏漏。

（三）及时高效

秘书工作必须及时迅速，讲求时效，为此，要科学安排时间，充分挖掘时间的利用价值，分秒必争；办文、办会、办公力求减少周转的层次，简化手续，雷厉风行，不拖沓延误，并善于运用现代化的技术手段以提高效率。

五、主体意识

秘书工作实务的主体，指秘书工作人员，其主体意识的核心是“为人民服务”，它表现在主体的政风、学风和文风上。

政风——执政为民；学风——理论联系实际；文风——文约事丰，明理适用。

作为一名秘书工作人员，要献身于为人民服务的壮丽事业，献身于改革开放、振兴中华、圆中国梦的千秋大业。

韩愈在《答李翊书》中说：“无望其速成，无诱于势利”；“根之茂者其实遂，膏之沃者其光晔。”秘书工作实务的好坏，一定会体现出秘书工作者的主体意识，因此，培养秘书工作者的主体意识，才是根本所在。

就拿办文来讲，古人云：“文者，贯道之器，寓理之具。”又云：“工欲善其事，必先利其器。”可见，我们必须学好、用好这种“器”“具”。学习的客观内容是一致的，学习者的主体意识却是不尽相同的，工作实务的表现就千差万别，也就产生了不同效果。这就是“文如其人”。人品、文品相联；人格、文风相通。办文与做人密不可分。

我们应该：慎思明辨，言信行果，坦荡至诚，敬业乐群，创新和谐，服务社会。慎思明辨、言信行果，与秘书工作实务的构想、坚持到底的意志密切相关；坦荡至诚，与秘书工作实务的文风、胸襟密切相关；敬业乐群、创新和谐、服务社会，与秘书工作实务的作用、效果紧密相关。

广大秘书工作者应在主体意识的指导下，凭扎实的秘书工作实务知识、高尚的道德情操、优秀的素质修养、良好的文字功夫与业务素养，完成与时俱进的秘书工作，以利于事业、时代、人生。

六、主体素质

“不患无位，患所以立。”这句孔子在《论语》中的名言，由欧阳中石先生题写在北京市高校毕业生就业指导中心大堂正中。孔子在《论语》中又强调“不学礼，无以立”。

我们要立长志，不要常立志。我们要“立德”“立行”“立言”。“言之无文，行而不远。”荀子在《解蔽》中说过：“精于物者以物物，精于道者兼物物。”我们要特别注意体会其内涵，要成为复合型的管理人才。

有的国家这样要求秘书工作人员：像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交官一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

我国香港地区把秘书人员分为参谋型、秀才型、办事型、公共关系型、技术型诸种。

我们要成为上述各型兼备的综合型。我国对秘书工作人员有如下要求：

（1）政治理论修养：努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想，具有正确的政治方向和较高的政治理论水平与政策水平；遵守国家的法律、法规，具有较强的法制观念；具有为人民服务、甘做无名英雄的奉献精神。

（2）思想作风修养：热爱本职工作、任劳任怨、热诚服务；实事求是、忠诚老实；思想敏锐、勇于创新；廉洁奉公、行为端正；谦虚谨慎、踏实细致；密切联系群众、团结合作。

（3）职业道德修养：忠于职守、严守机密、秉公办事、平等待人、忠诚谦和、认真细致。

（4）秘书人员的能力：表达能力、办事能力、管理能力、应变能力、调研能力、交际能力。

我们要努力成为具有上述优良素养的秘书工作主体。

七、心理调整

要克服畏惧心理，建立自信心理；克服惰性心理，建立勤勉心理；克服侥幸心理，建立主宰心理；克服“假孕”心理，建立务实心理；克服惯常心理，建立创新心理。

要想完成高质量的秘书工作，尤其要注意打破惯常心理。我们称其为“脱离思维的惯常进程”。人的思维有一种惰性，遇到新的问题、新的情况，总习惯沿着前人或自己的思维老路走。正如讽刺一些不负责任、因循守旧的秘书写计划时的顺口溜：计划、计划，抄来挂挂。如果从事机械性、重复性的劳动，这种思维的惰性局限还不算明显，但对秘书工作人员来说，却是一个“致命伤”，因为这种写作就是创造，是向领导者提供决策的依据，向有关部门提供有启发性的信息，向社会提供有前瞻性的创意。所以必须打破定型的惯常心理，这与党中央提倡的与时俱进、创新进取的要求也正相吻合。

秘书人员只要情绪饱满、冷静务实、勤学苦练，定会妙笔生花出佳篇、秘书工作硕果累累。

第二章 秘书工作实务写作基础

一、秘书写作的含义、特点和作用

（一）秘书写作的含义

写作是表情达意的书面形式，是认识和改造世界的工具。

秘书写作是指以文字的形式处理政务、商务、人际关系等，它体现了写作的综合性和应用性。

（二）秘书写作的特点

1. 体式明显

秘书写作的载体，如纸的质地和尺寸，以及书写形式的要求，基本上都是一致的；文体的构成要素基本上是类似的，一般都明显地区分为文头、正文和文尾三个部分，特别是各文体正文部分的构成要素更是类似；秘书写作通常限定主题或有规定的标题，不像文艺创作或论文写作，在主题和标题上有自行选定的自由。

2. 讲求实效

秘书写作的语言要准确、平易、简洁、晓畅；要及时写、及时发、及时办理；文稿（讲话稿、消息等）要具有很强的感染力，情理交融；秘书写作源于实践，用于实践，强调可操作性。

（三）秘书写作的作用

1. 传播沟通

秘书写作是通达上下、共享信息的桥梁，是交际、沟通、协调的媒介，是塑造形象、扩大知名度、提高美誉度的手段。

2. 指导实践

决策的基础是运行状态及发展趋势等信息，这些信息往往通过调查报告、可行性研究报告等书面形式到达领导层，为决策服务。所以说，秘书写作对各项工作和活动具有指导作用，比如，一个良好的工作计划是工作的指南。

二、秘书写作的文种

秘书写作的文种类型有工作类、公文类、经济类、电子类、传播类等。

三、秘书写作基础知识

（一）秘书写作的材料

1. 秘书写作材料的含义

秘书写作材料指作者为了某一写作目的，从现实生活和文献资料中选取和使用的全部事实、数据、理论依据等的统称。通过对现实生活的直接感知所取得的材料，称为直接材料；从文献资料和调查研究的间接感知中得到的材料，称为间接材料。

2. 获取材料的途径

获取材料的途径主要有两种：

（1）观察、调查。观察是借助人的感官，全面、深入、细致地认识客观事物的知觉过程。观察的目的主要是了解事物的外部形态和特征，通过事物的外部形态透视其内在本质。它是获取第一手材料的方法，有助于作者真实地反映客观对象，促进作者的思考、记忆与想象，激发作者的写作欲望。

调查是获取写作材料的重要途径。调查要尊重客观事实，要有满腔的热忱和正确的方法；要尽可能占有相关的已有材料，如史料、档案等；要千方百计搜寻和扩大有关线索，以便确定调查目标；要拟好总的调查提纲，明确每次调查的具体问题；要了解被调查者的情况，在调查过程中要及时写好采访笔记，把事件的梗概、问题的关键、典型的事例、重要的原话记录清楚，以便事后进行整理。

（2）查阅、收集资料。查阅、收集资料是指利用图书馆、个人藏书、互联网或其他途径获取文字材料的取材方式。查阅、收集资料的方法有以下几种：一是剪贴资料，就是从报纸杂志上把所需的有关资料裁剪下来、贴在本子上的一种积累资料的办法，要广泛阅读、善于分类、注明出处、勤记感受、妥善保存；二是建立资料卡片，包括分类题目、内容摘要等项目；三是收藏文件，是指对一些很有参考价值又准许复印、誊抄的各级、各类文件，分门别类地加以保存，这些资料对日后的写作无论在内容上、格式上，还是在语言上、方法上，都有一定的参考借鉴作用；四是网上浏览，是指利用电脑、手机与互联网相连，检索相关的信息，由于办公现代化的需要，这已经成为一种流行的重要形式。

（二）秘书写作的立意与选材

1. 立意

意即主题，立意就是确立主题。秘书写作中材料选择、结构安排、语言运用都是为主题服务的。

（1）立意的出发点。立意与命题直接相联，命题是立意的出发点。命题分为直接命题和范围命题。

直接命题就是按照题目进行写作。不仅题目固定，文稿的立意和内容也都有具体的要求和规定。作者在构思过程中，没有多大的回旋余地，只需正确理解题意要求、办文意图，即可选取材料，执笔撰文。

范围命题是指命题没有严格的限制，只是提出文章需要解决的问题，或内容所反映的范围，至于对事物的判断和看法、解决问题的办法和措施、反映问题的形式和角度，则需由作者去调查、了解、分析、研究，在详细占有材料的基础上，形成自己的观点和想法，确定文章的立意和内容。

（2）立意的要求：

第一，意图明。要解决实际问题，在文章开头就要把意图点明，问题提得集中、明确、针对性强，以利于问题的解决。

第二，观点清。提倡什么、反对什么，都必须明白清楚，开门见山，直书不曲。

第三，要旨专。主题应简明、单一，“一文一事”，围绕一个问题，全文一贯到底。

第四，立意新。要与时俱进，要力求总结新经验、提出新见解、表明新方法、给人新启示。

2. 选材

（1）围绕主题选材。这是决定材料取舍的主要标准，凡是与主题有关并能有力说明或突出主题的材料，就应入选。

（2）选材真实、确凿。这是文章具有说服力和感染力的保证，文章中使用的材料既要准确无误、经得起核实，又要用得恰当贴切。引用别人的话不能有丝毫误差，要做到字、词、句、标点完全与原文一致。

（3）选材新颖、生动。新颖是说材料要有新鲜感；生动是说材料以及对于材料的具体表述要有感染力。要善于观察、发现、搜集那些反映新情况、新经验、新问题的材料；选取那些能够体现时代方向的新的价值观念、新的创造意识、新的语言风尚；捕捉那些新鲜、奇特、健康、富有吸引力的信息材料。

（4）选材典型、针对性强。典型材料有两个最突出的特点：一是代表性，典型材料可以以一当十，可谓兵不在多，而在于精；二是深刻性，典型材料具有很强的说服力。运用典型材料，可以提出问题、印证观点、阐明道理、发人深省、深化主题。因此，秘书写作要针对文种性质选材、针对行文目的选材、针对受文对象选材。

（三）秘书写作的构思与结构

1. 构思列纲

对要写作的内容与形式，应反复思考推敲，逐步使全文的思路明朗，然后列出文字提纲。在形式上，提纲一般由总到分，由主到次，由大到小，由粗到细，一层层展开。在内容上，应注意观点与材料的搭配以及段落和层次的排列。

2. 结构安排

结构安排即“布局谋篇”，它是对文章材料内容的安排与组织。在进行布局的时候，要根据不同文种的各自特点，从所写内容的实际情况出发，采用恰当的结构方式，将内容与形式有机地统一起来。

秘书写作文稿的结构主要由以下几个方面组成：

（1）标题。标题也叫题目，是文章的名称。秘书写作首先要拟定标题。标题因文种不同，大体上分为三种类型：一是直接点明主题，体现观点，揭示文章的中心内容；二是公文中常用的三要素标题，即发文机关名称、事由、文种；三是直接、单纯地标明文种的性质。总之，标题要简明扼要，精练概括，项目匀称，排列得体。根据内容的需要，还可采用主标题、副标题、小标题三种形式。

（2）开头和结尾。秘书写作文稿有一个好的开头，有利于表现主题和围绕主题拓展作者的思路，也有利于引导读者阅读。写好结尾，可以保证文章整体结构的完美。秘书写作文稿由于行文目的不同，所用文种不同，结尾的形式也是多样化的，或做出结论，或自然收结，或提出请求，等等。另外，公文、书信、请柬一类文稿的结尾，有约定俗成的格式和惯用语。

（3）主体。常用的主体行文结构有横式结构、纵式结构和纵横交错式结构。横式结构是按照材料的性质和类型，依照客观事物的不同侧面安排层次，按条款、条文分门别类安排材料；纵式结构是按照时间前后的顺序，依照事物发展的过程和内在联系安排结构；二者的结合即为纵横交错式结构。

（4）过渡和照应。过渡是指文章的段落与段落或层次与层次之间的衔接、转换形式或手段。照应是指文章在内容上的前后关照，即前有所呼、后有所应的结构手段。

（5）现代传媒类的写作，也应注意上述的大体规格结构，但有的文体，如果表述得体，也不必拘泥于上述结构要求。

（四）秘书写作的语言与表达

1. 秘书写作的语言要求

（1）准确、规范。秘书写作的语言要正确、恰当地表达文章的思想内容；遣词造句要符合语法、章法规矩。

（2）简明、晓畅。秘书写作的文字表述要简洁明了，言简意赅；内容明晓，行文畅达。

（3）得体、合理。秘书写作的语言要确切、得体；措辞要恰当、有分寸，应、对、析、辩都要合情合理。

（4）现代传媒类的网络语言，因其有特殊环境与表现方式，在写作时要正确、灵活对待。

2. 秘书写作的

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